Vidéo événementiel : comment communiquer sur vos événements

Par définition, l’événementiel est un temps fort éphémère. Votre dispositif de communication, notamment grâce à la vidéo événementielle, doit le faire vivre avant, pendant et après son déroulement pour espérer le meilleur ROI possible.

Quel est votre objectif ?

L’événementiel interne sert la performance de votre entreprise. L’événement vise la création de liens entre collaborateurs, un esprit d’équipe, la transmission de la culture d’entreprise et une vision commune… Surtout, ces événements internes doivent développer un sentiment d‘appartenance à la société et sont l’occasion de remercier vos équipes pour leur implication.

L’événementiel externe , à l’heure des réseaux sociaux, s’adresse aux clients, prospects, partenaires commerciaux, journalistes et influenceurs… à presque à tout le monde en fait ! L’objectif est de vous faire connaître, de développer votre réseau, d’échanger avec vos partenaires et véhiculer une bonne réputation.

Les différents types d’événements

L’événementiel B to B se décline sous différents formats dont nous avons listé les principaux ci-dessous. Pour chacun d’entre eux, vous pourrez utiliser la vidéo en amont (teaser), et à posteriori (rétrospective).

La conférence

Un rassemblement autour d’un thème central à destination d’un public professionnel ciblé. Cette conférence peut s’inscrire dans le cadre d’un salon ou être organisée par vos soins ou ceux d’une agence de presse pour mettre en avant une actualité en particulier.

Travaillée dans une optique de notoriété, cette conférence vous amène à communiquer en tant qu’expert sur votre marché ou sur une problématique liée à votre secteur d’activité pour vous conférer une image de prescripteur et d’influenceur.

Par exemple : vous êtes un acteur de l’IT et décidez de créer un événement sur l’impact de l’intelligence artificielle sur votre métier. Une excellente façon de vous crédibiliser en tant qu’expert innovant dans votre domaine.

Le petit-déjeuner/ afterwork d’entreprise

Il s’agit d’un événement regroupant l’ensemble des clients d’une entreprise autour d’un thème donné pour fidéliser et les tenir au courant des dernières nouveautés produit en exclusivité. Cet événement peut se dupliquer également en petit déjeuner de presse ou en petit déjeuner partenaires. Il peut également se transformer en afterwork voire en soirée !

Par exemple : vous sortez une fonctionnalité forte sur votre produit, vous changez de positionnement, de marque…Rien de mieux que ce type d’événement pour créer du lien avec vos clients.

Le salon

Un événement qui ne dépend de votre organisation mais qui permet d’identifier rapidement le type de public qui se rendra sur place. Ainsi, selon votre stratégie, vous avez décidé de participé à plusieurs salons. Bien souvent, vos motivations se concentrent sur des enjeux commerciaux et de notoriété. Vous pouvez également vous rendre à un salon pour communiquer sur votre marque employeur et toucher de nouveaux viviers de talents. Vos participations aux salons sont donc corrélées à un objectif business ou un objectif de notoriété, voire les deux.

Le roadshow

Une série d’événements qui consistent en des présentations commerciales sur plusieurs sites pour aller toucher des audiences locales et généralement finir par une grand-messe. Ce dispositif est essentiellement utilisé dans des dispositifs B to C mais il peut très bien se prêter à de grandes annonces stratégiques.

Par exemple : votre entreprises rachète ou fusionne avec une autre entité. Cet événement, loin d’être anodin, peut soulever des craintes. Rien ne vous empêche de parcourir l’ensemble de vos sites avec une communication ciselée pour rassurer vos salariés. Et finir par une grand’messe qui célèbre cette croissance externe.

Les séminaires et activités de team-building

Un moment pour insuffler un cap et réfléchir ensemble aux nouvelles orientations, de dresser le bilan annuel et de renforcer la communication entre les équipes.

Les évènements chez le client

Un format d’évangélisation pour convaincre les grands comptes.

Par exemple : à votre demande, l’un de vos clients accepte de vous inviter pour intervenir sur votre domaine de prédilection. Le but est simple : éduquer de nouveaux prospects (sans les brusquer) à votre solution en profitant de l’invitation de clients ambassadeurs.

Communiquer sur son événement : les règles à suivre

Comment améliorer l’espérance de vie de votre événement ? À l’image d’un concert ou d’un match de football, l’expérience avec une marque doit se poursuivre et faire le lien entre deux événements. La communication événementielle, dont vos vidéos font partie, répond ainsi aux objectifs suivants :

• Donner l’envie de venir,
• Faire vivre un événement qui doit être mémorable et créer du lien entre les participants et les équipes,
• Donner l’envie d’en savoir plus sur votre entreprise,
• Donner l’envie de revenir aux prochaines éditions ou à d’autres événements que vous organisez.

Les bonnes pratiques à suivre en matière de communication événementielle

Distinguez les futurs participants/ prospects et ceux qui viennent déjà à vos événements

A l’aide d’un blog ou d’un site dédié, vous pouvez fournir à vos prospects et vos participants du contenu à valeur pour fédérer autour de votre événement. Prenez la précaution de distinguer dans votre e-mailing contenant la ou les vidéos, ceux qui ne connaissant pas votre événement de ceux qui y ont déjà participé.

Dit autrement, vous pouvez par exemple adopter une communication prospect/clients et segmentez votre base de données et vos envois en conséquence en termes d’invitations et de types de contenu. Et surtout ne négligez pas vos call-to-action dans la vidéo.

Par exemple : vous pouvez envoyer une communication de type rétrospective pour les deux publics. Pour ceux qui ne se sont pas déplacés, cela permet de créer un effet teasing pour le prochain événement. La différence entre les deux publics se jouera au niveau de la formulation et l’ajout de remerciements pour la communication aux participants. Pour vos participants, cela permet de jouer encore sur l’événement à chaud et donner l’envie de se projeter pour le suivant.

“Teasez” avant l’événement et démultipliez l’écho via les différents canaux de diffusion

Ne lésinez pas sur vos campagnes d’emailing. Partagez votre stratégie avec vos flottes commerciales pour qu’elles mentionnent la participation de votre entreprise à tel type d’événement dans la signature de leurs mails.

L’idée est également de démultiplier l’écho de votre participation via les RS (réseaux sociaux), votre blog ou la partie “actu” de votre site vitrine. Les interviews vidéos de speakers vous permettront également de surfer sur leur réseau pour étendre un peu plus la portée de vos messages.

Appropriez-vous les codes de communication de l’événement et pensez à son dispositif display

Dans une jungle de stands, le display joue un rôle non négligeable. Dans votre scénographie, ne négligez pas vos affichages et le display retransmis sur écran qui attirent l’attention et qui font rester les visiteurs !

Pendant l’événement, traquez les hashtags qui lui sont spécifiques pour décupler votre visibilité au sein des discussions autour de l’évènement et postez sur vos réseaux en temps réel. Enfin, renseignez-vous sur les thèmes clés et compétitions lancées sur les médias sociaux. Cela vous permettra d’y participer et de bénéficier de leur écho durant l’événement.

Remerciez, faîtes revivre et “teasez” pour votre prochain événement

Le timing de la communication post-événementielle est essentiel. En vidéo, vous devez revenir sur votre présence sur les médias sociaux et sur votre blog. Pensez à la viralité de votre contenu : communiquez sur ce que vous avez apprécié, appris, sur les personnalités et les moments forts

Ces contenus permettent de toucher de nouvelles audiences. Battez le fer tant qu’il est encore chaud et n’hésitez pas à envoyer votre communication idéalement dès le lendemain de l’événement.

Pensez également à établir un nouveau calendrier de publications grâce aux nouvelles rencontres réalisées (avis d’expert sur votre marché, témoignages clients, interview des personnalités présentes, des sponsors…). Elles vous permettront de faire la jonction entre les deux événements et de réamorcer la pompe pour faire de vos rétrospectives vos futurs teasers.

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