Nos 11 conseils pour une newsletter interne qui cartonne

Quoi de plus frustrant, pour un.e communicant.e, de réaliser que sa newsletter, sur laquelle il/elle a travaillé pendant plusieurs jours (parfois des semaines), n’a été que très peu lue par le reste des collaborateurs ? Cela veut sûrement dire que quelque chose a cloché dans son élaboration. Même si vos collègues vous aiment bien, ils n’auront pas instinctivement envie d’ouvrir un mail en interne, surtout s’ils en sont déjà bombardés.

Du coup, pour votre prochaine newsletter interne, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes, afin d’établir une sorte de de checklist.

Mais avant cela :

Pourquoi faire une newsletter en interne ?

• Pour renforcer la culture d’entreprise : les valeurs, la vision et la mission de votre société. La newsletter vidéo peut mettre en avant les initiatives liées à la responsabilité sociale (RSE), les événements type team building, les réussites individuelles des employés (success stories), et ainsi renforcer le sentiment d’appartenance.
• Pour une communication uniformisée : si votre entreprise est un grand groupe, avec des équipes réparties sur plusieurs territoires, la newsletter en interne permet de diffuser les mêmes infos à tout le monde. Un important bon équilibre pour tous les services.
• Pour partager des ressources utiles : nouvelles ressources, outils, logiciels, bonnes pratiques… tout ce qui peut aider vos équipes dans leur quotidien.
• Communiquer sur les succès et les réalisations en interne : célébrer les réussites de vos équipes, c’est très important : c’est ce qui leur donnera envie d’avancer, de se sentir valorisés.
• Former, éduquer au changement : la newsletter interne est le canal idéal si vous souhaitez éduquer, former à de nouvelles pratiques (par exemple, des gestes métiers, des règles de sécurité à appliquer, de nouveaux logiciels à utiliser…).

Pourquoi utiliser la vidéo dans votre newsletter interne ?

• La vidéo capte plus facilement l’attention : c’est prouvé : sur les réseaux sociaux, lorsque l’on fait défiler son fil d’actualité, on s’attarde plus sur les contenus vidéos que sur les images, et encore plus que sur les contenus textes, car notre temps d’attention baisse d’année en année.
• La vidéo permet de faire passer un message (ou des messages) plus facilement : de façon plus concise et plus engageante, grâce à l’incrustation de texte, pour mettre en évidence les messages clés, ou encore grâce aux graphiques, aux animations.
• La vidéo est plus humaine : une personne qui s’adresse à vous en vidéo, c’est plus chaleureux qu’un texte froid et impersonnel. Voir de l’humain favorise la compréhension, l’adhésion et la mémorisation. Les employés peuvent voir et entendre leurs collègues, les dirigeants de l’entreprise ou des invités spéciaux partager des informations, des nouvelles ou des messages importants. Cela renforce le sentiment de connexion et de proximité au sein de l’organisation.
• La vidéo permet de créer des formats variés de contenus : des interviews des équipes ou des dirigeants, des teasers pour les prochains événements, des témoignages de clients satisfaits, tutoriels, infographies…les idées de vidéos ne manquent pas pour rendre votre newsletter interne plus didactique !
• La vidéo est plus virale : sur les réseaux sociaux, la vidéo est le contenu le plus partagé. Et la règle vaut aussi pour les newsletters ! En interne voire auprès de leur réseau personnel s’ils y sont autorisés, vos collaborateurs pourront partager vos contenus vidéos, ce qui augmentera le nombre de vues et les réactions.
• Et aujourd’hui, les vidéos sont plus faciles à réaliser : avant, il fallait faire appel à une agence de tournage. Mais aujourd’hui, il existe des logiciels SaaS vous permettant de choisir des templates, y ajouter vos rushes filmés, et des sous-titres et de la musique libre de droits. Ces outils sont conçus pour les débutants, pour démocratiser la création vidéo.

Conseil N°1 - Déterminez le ou les objectifs de votre newsletter interne

Vous le savez : tout projet de communication ou de marketing doit répondre à des objectifs précis, mesurables, chiffrables.

Donc, la première question que vous devez vous poser est : quel est l’objectif de cette newsletter interne ?

• Communiquer des messages clés ? Par exemple, des projets RSE, des données chiffrées, un changement de direction, un départ ou une arrivée…
• Fidéliser les équipes, en travaillant la marque employeur, le storytelling ?
• Développer l’employee advocacy ? Faire de vos collaborateurs les ambassadeurs de votre marque, en partageant du contenu à travers leur réseau ?

Conseil N°2 - Soignez l’objet de votre newsletter interne, qui doit donner envie de cliquer

C’est le premier élément qui apparaîtra dans la boîte mail, des destinataires. C’est donc lui qui donnera envie ou non de cliquer pour ouvrir votre newsletter. Évitez les objets du type “Newsletter interne” ou “Informations importantes”.

• Jouez sur l’humour, les jeux de mots avec le nom de votre boîte,
• Jouez sur le côté Breaking News, Flash info,
• Mettez en avant le prénom d’un salarié : si cette personne est connue et populaire, ses collègues auront plus envie de cliquer,
• Mettez du suspens dans votre objet de mail, ne dévoilez pas tout,
• Insérez des notions de durée par exemple ”J-3 avant…”Ne rédigez pas un objet trop long, car il ne pourra pas être lu du premier coup.

Conseil N°3 - Spécifiez l’expéditeur de la newsletter

L’une des règles fondamentales, lorsque l’on rédige une newsletter interne, est de ne pas l’envoyer depuis une adresse email no reply. D’abord, pour la simple et bonne raison (technique) que votre courrier risque de se retrouver dans les spams ou les courriers indésirables.

Et la newsletter est un outil de communication : vos collaborateurs ont donc envie de savoir qui s’adresse à eux, et à qui ils peuvent répondre s’ils le souhaitent.
Vous pouvez privilégier une communication verticale, d’un PDG envers ses salariés, ou plus horizontale, par exemple, avec un manager qui s’adresse à son équipe.

Conseil N°4 - Variez les formats de contenus à valeur ajoutée dans votre newsletter interne

Une fois que votre newsletter a été ouverte, le second objectif est de pousser vos visiteurs à s’engager, à cliquer sur le contenu.

Pour cela, il faut être engageant, et proposer du contenu varié, pour qu’il y en ait pour tous les goûts. Vous aurez le choix parmi plein de formats :

• Des e-books, guides ou livres blancs, sur un sujet relatif à de l’interne (par exemple, de la formation en interne, de la communication RH), ou encore un règlement, des gestes métiers, des formalités administratives…
• Des infographies en vidéo, reflétant un bilan trimestriel ou annuel, et profitez en pour féliciter vos équipes :

Et surtout : des vidéos, qui attireront plus rapidement l’attention ! Il peut s’agir :

• Les témoignages des employés qui peuvent être présentés sous forme de success stories. Certaines entreprises mettent même en avant les succès personnels de leurs collaborateurs, pour les mettre en valeur, pour faire le lien avec leurs réussites personnelles et les valeurs de l’entreprise (persévérance, créativité…).

Sinon, vous pouvez opter pour le portrait chinois : si tu étais un pays ? Un plat ?..Regardez par exemple avec Marion, elle aussi CSM chez Pitchy :

• Vous pouvez même utiliser la vidéo pour fêter un anniversaire : créer de la cohésion entre les collaborateurs, cela passe parfois par de petites attentions. Fêter un anniversaire en vidéo permet de renforcer le sentiment d’appartenance :

• Faites du storytelling dans votre newsletter interne, grâce à une rétrospective. Regardez cet exemple que nous avons réalisé après avoir participé au salon One to One de Monaco :

• Des formations et des tutoriels : pour comprendre rapidement comment utiliser un nouveau logiciel, les nouvelles pratiques à adopter au quotidien, et ainsi faire face aux éventuelles réticences. La vidéo est un bon moyen de faire accepter le changement, de rassurer, et de proposer un contenu de formation disponible à tout moment :

• Une vidéo amusante pour souhaiter la nouvelle année : d’ordinaire, beaucoup d’entreprises conservent la tradition des vœux des fondateurs en vidéo.

• Vos actualités : Vous déménagez dans de nouveaux locaux? Vous sortez un nouveau produit ? Vous venez de signer un contrat avec un client prestigieux ? Un rendez-vous à ne pas manquer ? Une réussite à partager ?
  Dites-le en vidéo ! L’occasion de tenir tout le monde informé, de montrer que l’entreprise avance. Un peu de nouveauté dans le quotidien de vos équipes !

• Des gestes métiers :

Bonus : une vidéo “bonnes nouvelles”, pour envoyer des ondes positives via votre newsletter interne.

Bref, les idées ne manquent pas !

• Des témoignages clients : Vos clients sont heureux ? Ça fera plaisir à vos équipes de l’entendre en vidéo, car c’est aussi un peu grâce à l’effort collectif !

Conseil N°5 - Créez une structure dynamique et lisible

Le contenu, c’est bien, mais il faut une structure qui rende la newsletter interne sympa, et surtout lisible. Pensez à créer une structure qui vaudra pour toutes vos newsletters internes.

Pour cela :

• Faites une belle image de couverture, avec de l’humain (et pourquoi pas une image animée),
• Pensez à soigner l’intro/édito : inspirez-vous de certains éditos rédigés par les journalistes, pour présenter les messages clés de votre email, et utilisez l’humour, le storytelling,
• Insérez une partie “actualités”, "breaking news”, jouez sur la temporalité, le caractère imminent des événements à venir,
• Une partie plus inspirante et corporate, qui va parler des projets en cours, sur le point de sortir, ou encore des retours d’expérience de salariés heureux de travailler chez vous,
• Un portrait (nouveau collaborateur, voire même client),
• Une partie du style “Le saviez-vous ?” , une anecdote sympa sur votre secteur, votre histoire.

Conseil N°6 - Stimulez l’engagement des collaborateurs, entretenez l’esprit d’équipe

Quels contenus privilégier pour stimuler vos collaborateurs ?

• Un sondage sur un sujet important pour tous : par exemple, la qualité de vie au travail, les destinations du prochain séminaire, la décoration des bureaux…
• Un jeu-concours : par exemple, envoyer une photo d’eux enfant, et voter pour la plus drôle, une photo de leur animal de compagnie. Avec bien sûr un lot à la clé (petit-déj offert par la boîte, des places pour un événement…).

Avec du contenu de ce type, vous augmentez les probabilités d’interaction avec les personnes qui ouvriront la newsletter. Et les gagnants pourront faire l’objet d’un sujet lors de la prochaine newsletter.

Conseil N°7 - Privilégiez la qualité à la quantité

Ci-dessus, nous avons listé plein d’idées de contenus à inclure dans votre newsletter interne. Cependant, gardez à l’esprit que vos collaborateurs sont déjà assaillis de toutes parts. Selon une étude réalisée par Campaign Monitor, chaque salarié reçoit en moyenne 120 mails par jour.

Intégrez donc votre contenu le plus important en premier : vos collègues, qui n’ont peut-être que quelques minutes à vous consacrer, devront arriver à l’info essentielle rapidement.

Conseil N°8 - Segmentez les listes d’envois de votre newsletter interne

C’est simple : plus votre liste d’envoi est importante, moins vous aurez de taux d’ouverture.
Pourquoi ? Tout simplement parce que les emails envoyés à d’importantes listes de contacts peuvent difficilement être personnalisés.

• Une liste de diffusion inférieure à 200 contacts bénéficie d’un taux d’ouverture de 86 % et d’un taux de clic de 17 % en moyenne,
• Contre seulement 79 % de taux d’ouverture et 15 % de taux de clic pour une liste de 1 000 à 5 000 destinataires.

Vous devrez donc segmenter vos listes d’envoi : par exemple, si votre newsletter concerne surtout les RH, ou les nouveaux arrivants, inutile de préciser que cela n’intéressera pas vos dirigeants. Et la destination du prochain séminaire ou d’autres avantages salariés ne concerneront peut-être pas les nouveaux stagiaires (ou ceux sur le point de partir).

Conseil N°9 - Établissez un calendrier de publication régulier

Respectez les délais afin que les employés sachent quand s’attendre à recevoir leur prochaine édition. Cela instaurera une habitude et maintiendra l’engagement. Régularité rimera avec popularité !

Conseil N°10 - Écoutez attentivement les retours des employés concernant la newsletter.

Tenez compte de leurs suggestions et ajustez votre approche en conséquence. Mettez à disposition dans votre newsletter de quoi donner son avis.

Conseil N°11 - Faites la promotion de votre newsletter

N’oubliez pas de promouvoir activement votre newsletter interne. Utilisez différents canaux, tels que l’intranet, les réseaux sociaux internes, les affichages dans les lieux de travail, etc. Plus vous en ferez la promotion, plus vous augmenterez votre audience potentielle, et l’employee advocacy.

Savez-vous que, pour créer des vidéos pour votre communication interne (newsletter, journal interne ou intranet) et susciter l’intérêt de vos destinataires/employés (quel que soit le domaine), vous pouvez utiliser un logiciel de montage comme Pitchy ?

C’est facile, pratique, et votre travail consistera simplement à filmer vos séquences vidéos (avec un téléphone), et de les intégrer dans l’outil.

Avec notamment :

• votre charte graphique,
• un modèle de template que vous aurez choisi sur l’outil,
• un format de vidéo, et un message à mettre en évidence sous forme de texte.

Faire ce contenu en interne le fera gagner en popularité, et pourra trouver une régularité et devenir une sorte de rendez-vous, un blog interne, une façon de se retrouver grâce au mail, grâce à une forme de journal interne, où chacun.e pourra trouver une rubrique ou un article qui l’intéresse. Vous maintiendrez ainsi le bon moral des troupes.

Demandez une démo de Pitchy dès maintenant !