[ Décryptage] Comment utiliser la vidéo pour décupler la portée de votre événement ?

A l’heure du digital, le dispositif qui accompagne votre événementiel dans votre mix communication est tout aussi important que le bon déroulement de votre event le jour J. Dans ce mix, la vidéo peut répondre à de nombreux usages pour soutenir vos événements, lui faire écho et le faire perdurer dans le temps. La vidéo évènementielle est ainsi la clé de voûte de votre communication parce qu’elle permet de créer une expérience visiteur et d’engager vos publics dans la durée. La vidéo peut donc soutenir les usages événementiels suivants :

• Annoncer un partenariat, un nouveau positionnement, un changement stratégique ;
• Présenter un produit, un service, une offre ;
• Communiquer sur l’inauguration d’un nouveau site, sur la mise en avant d’une filiale …
• Remercier et fidéliser vos audiences et publics d’être venus sur l’événement ;
• Améliorer votre notoriété et dynamiser votre présence sur les réseaux sociaux ;
• Communiquer à vos prospects ou à vos clients sur vos temps forts via vos newsletters dédiées ;
• Donner l’envie de venir sur un futur événement ;
• Valoriser l’image de votre entreprise.

Préparer sa communication avant l’événement et apprendre à « teaser »

Avant l’événement, songez à établir un calendrier qui inclut les messages dédiés à chaque canal de diffusion qui seront utilisés pour votre communication événementielle (réseaux sociaux, site, plateforme d’hébergement vidéo, votre blog, vos e-mailings). N’oubliez pas : le mot d’ordre est de créer une expérience invité et de provoquer de l’engagement avant, pendant et au-delà du jour J.  Ces vidéos vont refléter votre image de marque, votre positionnement, votre valeur ajoutée.

Avant votre événement, nous vous conseillons plusieurs formats vidéos pour engager votre audience :

–       Une vidéo teaser du prochain événement : ici, les vidéos peuvent être courtes et ne porter que sur un sujet : annonce de l’organisateur qui revient sur l’un des points forts de son événement ou sur son positionnement ; présentation des invités, annonce du programme…

–       Interview vidéo d’un expert, d’un partenaire, d’un client sur les raisons de sa participation ;

–       Une invitation vidéo générique ou personnalisée.

–       L’ensemble de vos vidéos display qui viennent décorer votre stand et informer le chaland ;

–       Un showreel (vidéo de démo efficace et ryhtmée) ou une vidéo de présentation / démonstration en cas de participation à un atelier ou à une conférence.

–       Les absents n’ont plus toujours tort. Si vous n’avez pas de community manager, assurez-vous que les temps forts soient retransmis en direct. Veillez également à relayer les messages clés sur les réseaux sociaux.  Pensez au live streaming pour faire vivre votre événement sur le web. L’une des bonnes pratiques est d’utiliser les réseaux sociaux pour le live est de faire interagir la salle et les invités en fonction des commentaires postés ou des interactions de l’audience.

NB : juste avant le début de l’événement, procédez à un repérage pour vos interviews et vos différents plans d’illustrations. Veillez à anticiper tous vos formats post-événementiels en termes de captations. Capitalisez sur votre live et sur vos interviews. Rappelons qu’ à la fin de votre événement, vous devez avoir capté assez de matière vidéo pour l’exploiter dans différent formats : vidéo de remerciements / rétrospective, prochain teaser…

Comment faire vivre l’événement après sa clôture ? 

Voici nos recommandations en termes de formats :

–      L’aftermovie / la rétrospective : ce type de vidéo reprend les informations suivantes : temps forts, intervenants de renom, nombre de visiteurs. Pensez ici au timing de diffusion. Il faut battre le fer tant qu’il est encore chaud. Il n’est jamais trop tôt pour communiquer sur son événement. Une communication trop tardive, c’est le « no buzz » assuré. Idéalement pensez à communiquer dès le lendemain de la fin de votre événement.

–       La newsletter vidéo : interview d’expert, replay, résumés et webcasts de conférences ou de tables rondes. Ici, il est question d’établir un planning éditorial qui permet de faire la jonction entre vos deux événements. Et de penser ensuite à de nouveau accélérer votre communication et vos publications lorsque vous estimez qu’il est grand temps de teaser sur votre futur événement.

–       La vidéo de remerciements de vos clients et de vos partenaires sont toutes indiquées. Si le mail est un minimum. La vidéo démontre une attention plus forte.