La vidéo est la principale ambassadrice d'un événement

« La vidéo fait partie du dispositif de chacun de nos événements » entonne Soraya Cabezon, Head Of Content au sein de l’EBG. Le premier think tank du marketing digital en France compte pas moins de 665 sociétés adhérentes et organise entre 150 et 200 événements par an accessible à chaque salarié. Une véritable industrie événementielle qui confère à l’institut une véritable expertise en matière d’outils efficaces pour maximiser le ROI de son événement. Et cela commence par un état d’esprit propre à la stratégie événementielle « Chacun de nos événements est conçu comme un produit, mais à la différence d’un produit matériel celui-ci a un début et une fin. Tout l’enjeu est alors de pérenniser ce dernier ».

L’événement, une source de contenu à part entière

Les événements organisés par le Think Tank se rangent en deux catégories. Les conférences hebdomadaires qui vont traiter des grandes tendances marketing et quatre grands événements annuels où sont attendus entre 500 et 1000 personnes à chaque édition. Le dispositif est naturellement plus léger sur les conférences que sur les gros événements.

Pour nous un événement constitue une réelle source de contenu à exploiter dans le temps

« Sur les conférences, notre premier réflexe est bien entendu de capter la prise de parole dans son intégralité, explique Soraya Cabezon. Le but étant ensuite de mettre la vidéo à disposition de ceux qui n’ont pas pu se déplacer. » Mais cela ne s’arrête pas là. L’EBG met également en place un dispositif d’interview à la fin des conférences pour récolter la parole des speakers une deuxième fois. « Ces derniers vont synthétiser ce qui a été dit en conférence, aborder un sujet en particulier ou mettre en avant une initiative. » Des formats courts, montés et travaillés qui permettent d’apporter plus de dynamisme lors de la diffusion. Le Think Tank souhaite en effet capitaliser un maximum sur les contenus de chaque événement : « Pour nous un événement constitue une réelle source de contenu à exploiter dans le temps » explique Soraya Cabezon.

La vidéo en amont, partie intégrante d’une stratégie d’acquisition

Sans surprise, le dispositif vidéo est plus étoffé en ce qui concerne les quatre événements annuels. Celui-ci va intervenir avant, pendant et après l’événement.

« En amont de l’événement nous allons créer plusieurs types de vidéo, détaille Soraya. D’abord la vidéo de promotion ou de teasing de l’événement. Celle-ci va être réalisée à partir d’un montage de l’édition précédente et intégrée au site dédié à l’événement » Son but ? Permettre aux visiteurs de capter l’âme de l’événement, son contenu et son déroulé. « Ensuite, nous réalisons des interviews des speakers et des partenaires afin de les inviter à s’exprimer sur leur présence. Le but est de faire parler de l’événement à travers eux, dans une logique d’acquisition de participants. Cela permet de mobiliser notre réseau, mais aussi le réseau des speakers et partenaires qui relayent la vidéo ». A ce sujet, l’EBG favorise essentiellement deux réseaux sociaux : LinkedIn et Twitter, « nous avons du mal à envisager Facebook comme une réseau professionnel » justifie Soraya Cabezon.

En réalisant toutes ces vidéos nous travaillons sur la date de péremption de l’événement

Filmer un maximum le jour J pour pérenniser l’évènement

Vient alors le jour de l’événement où vont se dérouler, sur une ou plusieurs journées, de nombreuses animations propices à générer des vidéos de qualité. De la même façon que lors des conférences hebdomadaires, les conférences en plénière sont captées dans leur intégralité. Les enregistrements sont ensuite publiés tel quel sur le site et les réseaux sociaux de l’événement.. En complément, des interviews des speakers sont réalisées en sortie de scène afin de les diffuser après l’événement. Une personne munie d’un smartphone se charge, enfin, de capter les moments-clés de l’événement afin d’en réaliser une vidéo best-of : prises de paroles, stands, échanges entre participants et ambiance générale. « En réalisant toutes ces vidéos nous travaillons sur la date de péremption de l’événement, caricature Soraya. Il est d’ailleurs important de multiplier ces formats pour obtenir une diversité de contenu. Dans le cadre des interviews, par exemple, les speakers ont toujours un point de vue un peu différent lorsqu’ils sont dans un cadre plus intimiste ».

Le jour de l’événement n’est cependant pas seulement l’occasion de faire le plein de contenus vidéo, c’est aussi le moment d’en diffuser : « Chacun de nos événements est aussi un moyen de faire la promotion de nos autres événements. Pour cette raison nous diffusons systématiquement des vidéos teasing de nos autres actions et initiatives sur des écrans positionnés dans les lieux de passage. Il est très important de se servir de l’audience présente lors de l’événement pour diffuser nos messages. Nous avons entre 500 et 1000 personnes sur place, nous ne voulons surtout pas perdre cette opportunité de communiquer avec eux ! »

A la suite de l’événement, l’EBG utilise ensuite les contenus réalisés pendant celui-ci pour faire le durer dans le temps. « Nous mettons en avant les résultats de l’événement, les chiffres clés, le nombre de participants et les sujets abordés. Toujours avec l’objectif de montrer à ceux qui n’étaient pas présents ce qu’ils ont raté. »

Avec le site internet, la vidéo est l’élément le plus important pour bien positionner son événement

La vidéo pour que l’événement reste dans les mémoires

L’exercice n’est justement pas si simple. A l’inverse des plénières, les autres contenus doivent être travaillés avant leur diffusion. « Aujourd’hui, les gens ne prennent plus leur temps. Nous sommes dans l’ère des contenus rapides, consommés facilement. Nous devons donc réussir à mettre rapidement à disposition de notre audience des contenus ludiques avec un montage, de la musique et des messages anglés ».

Mais comment mesurer l’impact de la vidéo sur le ROI de son événement ? « Ce qui est sûr c’est que la vidéo est le principal ambassadeur de l’événement, assure Soraya. Je dirais qu’avec le site internet ce sont les deux éléments les plus importantes pour bien positionner son événement ». En qui concerne les résultats, ceux-ci ne sont pas toujours quantifiables. « Il est sûr que la stratégie relève principalement du branding et que ce n’est pas toujours facile à mesurer. En ce qui nous concerne, nous évaluons la capacité des gens à parler de l’événement. La vidéo permet de situer celui-ci et de faire en sorte qu’il soit unique, reconnaissable et qu’il reste en mémoire.

En conclusion, Soraya Cabezon conseille aux entreprises qui veulent maximiser leur stratégie événementielle d’envisager chacun de leur événement comme un produit à part entière. « Quand on réfléchit à la durée de vie éphémère de ce produit, la vidéo arrive de façon assez logique, autant en amont qu’en aval ». Ceci afin que l’investissement et la réussite de l’événement ne parte pas en fumée une fois celui-ci terminé mais qu’il puisse au contraire entamer une deuxième vie digitale et ce, sans horaire de fin.