Nos 11 conseils pour une newsletter interne qui cartonne

Quoi de plus frustrant, pour un.e communicant.e, de réaliser que sa newsletter, sur laquelle il/elle a travaillé pendant plusieurs jours, n’a été que très peu lue par le reste des collaborateurs ? Cela veut sûrement dire que quelque chose a cloché dans son élaboration. Même si vos collègues vous aiment bien, ils n’auront pas instinctivement envie d’ouvrir un mail en interne, surtout s’ils en sont déjà bombardés.

Du coup, pour votre prochaine newsletter interne, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes, afin d’établir une sorte de checklist.

Vous voulez que votre newsletter interne ait de l’impact ? Suivez d’abord ces quelques conseils.

Pourquoi rédiger une newsletter en interne ?

Avant de créer une newsletter interne, il faut déjà comprendre pourquoi ce format mérite clairement sa place dans votre stratégie. Spoiler : ce n’est pas “juste un email de plus”. Bien pensée, une newsletter peut devenir un vrai rendez-vous que vos équipes attendent (vraiment).

• Renforcer la culture d’entreprise : mettre en lumière vos valeurs, vos projets RSE, vos moments de team building et les petites “success stories” qui peuvent améliorer l’ambiance.
• Assurer une communication uniforme : idéal quand vos équipes sont éparpillées et que chacun doit recevoir les mêmes infos.
• Partager des ressources utiles : outils, astuces, bonnes pratiques… tout ce qui peut rendre la vie au bureau plus simple.
• Valoriser les équipes : un succès, un projet qui avance ? On célèbre, on met en avant, on motive.
• Accompagner les changements : nouveaux outils, nouvelles règles, nouvelles méthodes… la newsletter simplifie tout.

Pourquoi utiliser la vidéo dans votre newsletter interne ?

Avant de parler design ou mise en page, rappelons une chose : si vous voulez une newsletter interne qui se lit vraiment, la vidéo est votre meilleure alliée. 

Voici pourquoi elle change tout pour votre communication interne :

• Elle capte l’attention immédiatement : dans un monde saturé d’infos, c’est le format qui retient le plus le regard et permet d’informer plus vite.
• Elle simplifie les messages : texte incrusté, animations, graphiques… idéal pour offrir une compréhension instantanée.
• Elle apporte l’authenticité : voir un collègue ou un manager parler crée une connexion directe que le texte ne peut pas offrir.
• Elle offre une infinité de formats : interviews, teasers, tutoriels, témoignages… parfait pour varier et partager vos contenus internes.
• Elle se partage mieux : vos collaborateurs diffuseront spontanément une vidéo engageante, même au sein de l’entreprise.
• Elle est plus accessible que jamais : avec un outil comme Pitchy, créer une vidéo devient simple, rapide et fun.
• Elle marque les esprits : un message vidéo est retenu à 95 %, contre seulement 10 % pour un texte.

Pour aller plus loin sur l’impact de la vidéo dans l’image de votre entreprise, découvrez pourquoi la vidéo est indispensable pour une marque employeur.

Conseil N°1 - Déterminez le ou les objectifs de votre newsletter interne

Vous le savez : tout projet de communication ou de marketing doit répondre à des objectifs précis, mesurables, chiffrables.

Donc, la première question que vous devez vous poser est : quel est l’objectif de cette newsletter interne ?

• Communiquer des messages clés ? Par exemple, des projets RSE, des données chiffrées, un changement de direction, un départ ou une arrivée…
• Fidéliser les équipes, en travaillant la marque employeur, le storytelling ?
• Développer l’employee advocacy ? Faire de vos collaborateurs les ambassadeurs de votre marque, en partageant du contenu à travers leur réseau ?

Conseil N°2 - Soignez l’objet de votre newsletter interne, qui doit donner envie de cliquer

C’est le premier élément qui apparaît dans la boîte mail des destinataires. C’est donc lui qui donnera envie ou non de cliquer pour ouvrir votre newsletter. Évitez les objets du type “Newsletter interne” ou “Informations importantes”.

• Jouez sur l’humour, les jeux de mots avec le nom de votre boîte,
• Jouez sur le côté Breaking News, Flash info,
• Mettez en avant le prénom d’un salarié : si cette personne est connue et populaire, ses collègues auront plus envie de cliquer,
• Mettez du suspens dans votre objet de mail, ne dévoilez pas tout,
• Insérez des notions de durée par exemple ”J-3 avant…”Ne rédigez pas un objet trop long, car il ne pourra pas être lu du premier coup.

Conseil N°3 - Spécifiez l’expéditeur de la newsletter interne

L’une des règles fondamentales, lorsque l’on rédige une newsletter interne, est de ne pas l’envoyer depuis une adresse email no reply. D’abord, pour la simple et bonne raison (technique) que votre courrier risque de se retrouver dans les spams ou les courriers indésirables.

Et la newsletter est un outil de communication : vos collaborateurs ont donc envie de savoir qui s’adresse à eux, et à qui ils peuvent répondre s’ils le souhaitent. Vous pouvez privilégier une communication verticale, d’un PDG envers ses salariés, ou plus horizontale, par exemple, avec un manager qui s’adresse à son équipe.

Conseil N°4 - Variez les formats de contenus à valeur ajoutée dans votre newsletter interne

Une fois que votre newsletter a été ouverte, le second objectif est de pousser vos visiteurs à s’engager, à cliquer sur le contenu.

Pour cela, il faut être engageant, et proposer du contenu varié, pour qu’il y en ait pour tous les goûts. Vous aurez le choix parmi plein de formats :

• Des e-books, guides ou livres blancs, sur un sujet relatif à de l’interne (par exemple, de la formation en interne, de la communication RH), ou encore un règlement, des gestes métiers, des formalités administratives…
• Des infographies en vidéo, reflétant un bilan trimestriel ou annuel, et profitez-en pour féliciter vos équipes :

Et surtout : des vidéos, qui attireront plus rapidement l’attention ! Il peut s’agir :

• Les témoignages des employés qui peuvent être présentés sous forme de success stories. Certaines entreprises mettent même en avant les succès personnels de leurs collaborateurs, pour les mettre en valeur, pour faire le lien avec leurs réussites personnelles et les valeurs de l’entreprise (persévérance, créativité…).

Pour aller encore plus loin et structurer une vidéo professionnelle autour d’un message RH, voici comment faire une bonne vidéo de recrutement.

Sinon, vous pouvez opter pour le portrait chinois : si vous étiez un pays ? Un plat ?..Regardez par exemple avec Marion, elle aussi CSM chez Pitchy :

• Vous pouvez même utiliser la vidéo pour fêter un anniversaire : créer de la cohésion entre les collaborateurs, cela passe parfois par de petites attentions. Fêter un anniversaire en vidéo permet de renforcer le sentiment d’appartenance :

• Faites du storytelling dans votre newsletter interne, grâce à une rétrospective. Regardez cet exemple que nous avons réalisé après réalisé un Pitchy Bootcamp avec nos clients :

• Des formations et des tutoriels : pour comprendre rapidement comment utiliser un nouveau logiciel, les nouvelles pratiques à adopter au quotidien, et ainsi faire face aux éventuelles réticences. La vidéo est un bon moyen de faire accepter le changement, de rassurer, et de proposer un contenu de formation disponible à tout moment :

• Une vidéo amusante pour souhaiter la nouvelle année : d’ordinaire, beaucoup d’entreprises conservent la tradition des vœux des fondateurs en vidéo.

• Vos actualités : Vous déménagez dans de nouveaux locaux? Vous sortez un nouveau produit ? Vous venez de signer un contrat avec un client prestigieux ? Un rendez-vous à ne pas manquer ? Une réussite à partager ? Dites-le en vidéo ! L’occasion de tenir tout le monde informé, de montrer que l’entreprise avance. Un peu de nouveauté dans le quotidien de vos équipes !

• Des gestes métiers :

Bonus : une vidéo “bonnes nouvelles”, pour envoyer des ondes positives via votre newsletter interne.

Bref, les idées ne manquent pas !

• Des témoignages clients : Vos clients sont heureux ? Ça fera plaisir à vos équipes de l’entendre en vidéo, car c’est aussi un peu grâce à l’effort collectif !

Si vous cherchez des idées concrètes pour inspirer vos contenus internes, voici des exemples inspirants de vidéos marque employeur.

Conseil N°5 - Créez une structure dynamique et lisible de votre newsletter interne

Le contenu, c’est bien, mais il faut une structure qui rende la newsletter interne sympa, et surtout lisible. Pensez à créer une structure qui vaudra pour toutes vos newsletters internes.

Pour cela :

• Faites une belle image de couverture, avec de l’humain (et pourquoi pas une image animée),
• Pensez à soigner l’intro/édito : inspirez-vous de certains éditos rédigés par les journalistes, pour présenter les messages clés de votre email, et utilisez l’humour, le storytelling,
• Insérez une partie “actualités”, "breaking news”, jouez sur la temporalité, le caractère imminent des événements à venir,
• Une partie plus inspirante et corporate, qui va parler des projets en cours, sur le point de sortir, ou encore des retours d’expérience de salariés heureux de travailler chez vous,
• Un portrait (nouveau collaborateur, voire même client),
• Une partie du style “Le saviez-vous ?”, une anecdote sympa sur votre secteur, votre histoire.

Conseil N°6 - Stimulez l’engagement des collaborateurs et entretenez l’esprit d’équipe dans les contenus de votre newsletter interne

Quels contenus privilégier pour stimuler vos collaborateurs ?

• Un sondage sur un sujet important pour tous : par exemple, la qualité de vie au travail, les destinations du prochain séminaire, la décoration des bureaux…
• Un jeu-concours : par exemple, envoyer une photo d’eux enfant, et voter pour la plus drôle, ou partager une photo de leur animal de compagnie. Avec bien sûr un lot à la clé (petit-déj offert par la boîte, des places pour un événement…).

Avec du contenu de ce type, vous augmentez les probabilités d’interaction avec les personnes qui ouvriront la newsletter. Les gagnants pourront être mis en avant dans la prochaine édition...

Conseil N°7 - Privilégiez la qualité à la quantité pour votre newsletter interne

Ci-dessus, nous avons listé plein d’idées de contenus à inclure dans votre newsletter interne. Cependant, gardez à l’esprit que vos collaborateurs sont déjà assaillis de toutes parts. Selon une étude réalisée par Campaign Monitor, chaque salarié reçoit en moyenne 120 mails par jour.

Intégrez donc votre contenu le plus important en premier : vos collègues, qui n’ont peut-être que quelques minutes à vous consacrer, devront arriver à l’info essentielle rapidement.

Conseil N°8 - Segmentez les listes d’envois de votre newsletter interne

C’est simple : plus votre liste d’envoi est importante, moins vous aurez de taux d’ouverture. Pourquoi ? Tout simplement parce que les emails envoyés à d’importantes listes de contacts peuvent difficilement être personnalisés.

• Une liste de diffusion inférieure à 200 contacts bénéficie d’un taux d’ouverture de 86 % et d’un taux de clic de 17 % en moyenne,
• Contre seulement 79 % de taux d’ouverture et 15 % de taux de clic pour une liste de 1 000 à 5 000 destinataires.

Vous devrez donc segmenter vos listes d’envoi : par exemple, si votre newsletter concerne surtout les RH, ou les nouveaux arrivants, inutile de préciser que cela n’intéressera pas vos dirigeants. Et la destination du prochain séminaire ou d’autres avantages salariés ne concerneront peut-être pas les nouveaux stagiaires (ou ceux sur le point de partir).

Conseil N°9 - Établissez un calendrier de publication régulier de votre newsletter interne

Respectez les délais afin que les employés sachent quand s’attendre à recevoir leur prochaine édition. Proposez des rendez-vous : par exemple, tous les mardis à 10 heures ! Cela instaurera une habitude et maintiendra l’engagement. 

Régularité rimera avec popularité !

Conseil N°10 - Écoutez attentivement les retours des employés concernant la newsletter interne.

Tenez compte de leurs suggestions et ajustez votre approche en conséquence. Mettez à disposition dans votre newsletter de quoi donner son avis, proposer de nouvelles idées. L’écoute de vos collaborateurs est le meilleur moyen de les engager ! 

Conseil N°11 - Faites la promotion de votre newsletter interne

N’oubliez pas de promouvoir activement votre newsletter interne. Utilisez différents canaux, tels que l’intranet, les réseaux sociaux internes, les affichages dans les lieux de travail, etc. 

Plus vous en ferez la promotion, plus vous augmenterez votre audience potentielle, et renforcerez la marque employeur.

Savez-vous que ?

Pour créer des vidéos pour votre communication interne (newsletter, journal interne ou intranet) et susciter l’intérêt de vos destinataires/employés (quel que soit le domaine), vous pouvez utiliser un logiciel de montage comme Pitchy ?

C’est facile, pratique, et votre travail consistera simplement à filmer vos séquences vidéos (avec un téléphone), et de les intégrer dans l’outil.

Avec notamment :

• votre charte graphique,
• un modèle de template que vous aurez choisi sur l’outil,
• un format de vidéo, et un message à mettre en évidence sous forme de texte.

Faire ce contenu en interne le fera gagner en popularité. Vous aurez une régularité où chacun.e pourra trouver une rubrique ou un contenu qui l’intéresse, en format vidéo. 

Réservez une démo de Pitchy dès maintenant !